Contratar al primer empleado: registros, contrato y obligaciones ante el IMSS
Imagina que tu actividad independiente comienza a crecer. Los pedidos se acumulan, necesitas apoyo para atender a tus clientes y decides contratar a una persona por primera vez. Ya tienes claro qué tareas realizará, pero aparece una pregunta importante: ¿qué debes hacer para incorporarla legalmente?
Contratar al primer empleado implica asumir obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social. Además de acordar un salario, necesitas formalizar la relación de trabajo, registrar al trabajador ante el IMSS y organizar su nómina.
Comprender cómo contratar empleados permite ordenar estos trámites. Esta guía recorre los pasos principales para una persona física que comienza a tener trabajadores a su cargo en México.
Paso 1. Tramita tu registro patronal ante el IMSS
Antes de incorporar a tu primer trabajador, necesitas identificarte como patrón ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El registro patronal permite que el instituto reconozca a la persona física responsable de cumplir con las obligaciones de seguridad social de sus empleados.
Para realizar el trámite, el IMSS solicita información relacionada con la identidad del patrón, su actividad económica y el domicilio donde se desarrollará el trabajo.
El registro patronal y el alta del trabajador son procedimientos diferentes. El primero identifica al empleador; el segundo incorpora a una persona específica al sistema de seguridad social.
También debes considerar la clasificación de la actividad para efectos del seguro de riesgos de trabajo, que debe corresponder con las tareas efectivamente realizadas.
Paso 2. Prepara un contrato individual de trabajo
Una vez definida la contratación, corresponde documentar las condiciones de la relación laboral.
La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que las condiciones laborales deben constar por escrito cuando no exista un contrato colectivo aplicable.
El artículo 25 señala los elementos que deben incluirse, como los datos de las partes, el tipo de relación laboral, las actividades del trabajador, el lugar de trabajo, la jornada y el salario.
También deben establecerse las condiciones de pago, los días de descanso y las prestaciones correspondientes.
El contrato ayuda a dejar claras las responsabilidades de ambas partes, pero su ausencia no elimina los derechos laborales del trabajador.
Es importante que las condiciones acordadas respeten los mínimos establecidos por la legislación. Una jornada o prestación inferior a la permitida no se vuelve válida por aparecer firmada en un documento.
Paso 3. Da de alta al trabajador en el IMSS
Con el registro patronal disponible, el siguiente paso consiste en comunicar la incorporación del empleado al IMSS.
La Ley del Seguro Social (LSS), en su artículo 15, establece la obligación de registrar a los trabajadores y comunicar sus altas, bajas y modificaciones salariales dentro de los plazos legales.
Para el alta necesitarás información como el Número de Seguridad Social (NSS), la CURP y los datos laborales correspondientes.
También debes determinar el salario base de cotización, considerando las reglas de integración previstas por la LSS. Este concepto puede diferir del salario establecido en el contrato.
El alta permite incorporar al trabajador al régimen obligatorio de seguridad social.
No conviene esperar al primer pago de nómina para resolver la inscripción. Lo adecuado es organizar el registro desde el inicio de la relación laboral.
Paso 4. Organiza el pago de nómina
Contratar también implica establecer un procedimiento para calcular y documentar los salarios.
La nómina reúne los conceptos que integran la remuneración del trabajador como sueldo, percepciones adicionales y deducciones autorizadas.
En materia fiscal, el empleador debe atender las obligaciones relacionadas con las retenciones del ISR y la expedición de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) dispone de herramientas para generar estos comprobantes.
Es importante que el salario acordado, los recibos emitidos y las cantidades efectivamente pagadas sean consistentes.
Además, deben calcularse y enterarse las cuotas obrero-patronales correspondientes al IMSS, conforme a la legislación aplicable.
Llevar un registro ordenado desde el primer pago facilita comprobar el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales.
Paso 5. Identifica las prestaciones laborales obligatorias
El salario es solamente una parte de las responsabilidades que asume un empleador.
La Ley Federal del Trabajo establece prestaciones mínimas que deben respetarse según los requisitos de cada derecho.
Entre las principales se encuentran:
- Aguinaldo: el artículo 87 establece un mínimo equivalente a quince días de salario por año, o su parte proporcional.
- Vacaciones: el artículo 76 contempla un periodo mínimo de doce días laborables después del primer año de servicios, con incrementos conforme a la antigüedad.
- Prima vacacional: el artículo 80 establece un mínimo del 25 por ciento sobre los salarios correspondientes al periodo vacacional.
- Descansos: la legislación regula los días de descanso semanal y obligatorio.
- Participación en las utilidades (PTU): corresponde cuando se cumplen los supuestos legales aplicables.
Estas prestaciones deben considerarse al planificar el costo de una contratación.
También existen beneficios adicionales que pueden acordarse voluntariamente. Un ejemplo es el fondo de ahorro, cuya implementación requiere definir condiciones y revisar su tratamiento laboral y fiscal.
Las prestaciones superiores a la ley no sustituyen los derechos mínimos establecidos para los trabajadores.
Paso 6. Evita los errores más frecuentes
Al contratar por primera vez, algunos problemas aparecen por desconocimiento de los procedimientos.
Uno de ellos es comenzar la relación laboral sin organizar el alta ante el IMSS. El instituto establece plazos para comunicar los movimientos afiliatorios, pero conviene resolver la inscripción desde el inicio.
Otro error consiste en acordar condiciones únicamente de palabra. Aunque la relación laboral genera derechos independientemente del contrato escrito, documentarla facilita identificar lo pactado.
También es frecuente calcular el costo del empleado considerando solamente su sueldo. Las cuotas de seguridad social, las prestaciones y las obligaciones fiscales forman parte del compromiso económico del empleador.
Conviene evitar inconsistencias entre el salario declarado al IMSS, la información de nómina y los pagos realizados. Cada registro debe elaborarse conforme a sus reglas.
Finalmente, conservar contratos, comprobantes y constancias de inscripción permite consultar la información cuando sea necesario.
Antes de recibir a tu primer empleado
Una contratación ordenada comienza antes del primer día de trabajo. Tener preparado el registro patronal, definir las condiciones laborales, reunir los datos del trabajador y organizar la nómina ayuda a cumplir las obligaciones desde el comienzo.
El objetivo es incorporar a una persona con condiciones claras, prestaciones reconocidas y registros correctamente documentados.
Si estás por realizar tu primera contratación, puedes comenzar revisando los trámites del IMSS y las obligaciones establecidas por la LFT y el SAT. Con esa información, será más sencillo preparar cada etapa y consultar con un especialista los aspectos particulares de tu actividad.
