Cuando se hablaba de herramientas tecnológicas que tienen que ver con la operación del día a día, muchas organizaciones veían solo una fuerte inversión o gastos adicionales, pero a raíz de la pandemia, hubo un cambio enfocado a la adopción de nuevas tecnologías que antes no creían necesarias.
Actualmente para las empresas existen varios puntos de dolor al momento de incorporar herramientas tecnológicas enfocadas a la estrategia, los cuales se agravan cuando esta se ve como algo adicional de la operación y no se conectan.
De acuerdo con César Ceballos, director de tecnología de Advanced Management Consulting Group (AMCG), firma experta en mejores prácticas en gestión directiva, todo comienza con la planeación estratégica, etapa donde se define todo el plan de la compañía a través de tres grandes momentos: planeación (qué metodología y cómo implementarla), ejecución (cuando ya se implementa internamente) y gestión (donde prácticamente se miden los resultados).
Sin embargo, pese a que casi todas las empresas cumplen con diseñar dicho plan, alineado a la visión, es elevado el porcentaje que lo deja a un lado porque, consideran, el día a día es más importante.
“Es lo que hemos visto en un alto porcentaje de organizaciones en el mercado”, afirmó el especialista.
En el contexto de la pandemia, Ceballos destacó que la mayoría de las organizaciones comenzaron a preocuparse más por sus procesos, a bajar costos, a salvar la operación y dejaron de lado la estrategia, pero “ahora todos están mirando a ver cómo se reinventan y planear otra vez cuál es la estrategia que van a seguir”.
En el caso de los proyectos tecnológicos, añadió que normalmente se miden por dinero, por etapas, por implementación o por lo que dicta una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), pero no porque se mueva el objetivo.
“Lo que necesitamos es entender que los proyectos en ejecución estén impactando los objetivos estratégicos; aquí viene un análisis de decir si estoy invirtiendo realmente los recursos en el proyecto adecuado. Es muy importante que las plataformas para gestionar la estrategia tengan esta conexión”, abundó.
Además de ser amigables y colaborativas, estas plataformas también requieren aceptación en la cultura organizacional, porque generalmente las personas las ven como algo adicional a sus labores.
“Puedes implementar la herramienta que consideres mejor a tus requerimientos, pero si los usuarios no la actualizan, sí será un gasto adicional”, comentó.
Liderazgo, equipo y tecnología, primordiales
Ceballos Mondragón identificó tres factores determinantes para una buena gestión de la estrategia: el liderazgo, un equipo y la tecnología.
“Cuando no va de la mano del líder de la organización, a la estrategia nadie le da la importancia qué requiere; muchas veces hay una muy buena idea, pero cuando tiene que permear a las diferentes áreas dentro de la organización, se va mermando, se diluye porque no hay apoyo como tal de alguna dirección o el liderazgo suficiente; todo el esfuerzo se pierde”, aseveró.
Sobre el equipo, el experto señaló que es vital para dar seguimiento a la parte de la gestión de la estrategia, por lo que incluso ya existen equipos específicos de seguimiento como una oficina de la gestión de la estrategia (OGE), o la dirección y/o gerencia de planeación, que ya tiene un rol dentro de las organizaciones, pero aún depende mucho de su tamaño y de su cultura.
Respecto a la tecnología, añadió que hay herramientas que soportan diferentes metodologías de planeación, pero hay tres grandes componentes que debe gestionar: “el logro del objetivo y cómo lo estoy midiendo, que son los indicadores. Y lo que estoy haciendo para lograrlo, las iniciativas”, afirmó respecto a las diversas metodologías existentes.
Actualmente las plataformas viven en la nube, lo que reduce costos, tiempos de implementación y, por eso, son más accesibles para organizaciones.
“Es importante contar con una plataforma tecnológica. Muchas organizaciones recurren a lo básico, hojas de cálculo y diapositivas, para hacer presentaciones en forma de reportes; un buen inicio cuando se tiene un tablero solo de indicadores, pero, ¿cuántas versiones existen del mismo archivo? ¿Qué pasa cuando existen múltiples tableros que alinean a toda la organización? ¿Cuánto tiempo invierten en crear los reportes? ¿Dónde veo el impacto de los proyectos?”, dijo.
Por ejemplo, ClearPoint Strategy, es una herramienta que permite gestionar la estrategia integrando la operación, mostrando así el desempeño de la organización en un sólo vistazo y semaforizado. Permite diferentes metodologías como mapas estratégicos (BSC), mapas de riesgos, mapas de procesos, incluso OKR’s, entre otras.
Se conecta con otros sistemas como ERP o BI para una automatización de información, Integra workflows, reportes dinámicos, notificaciones y recordatorios.
Agregó que es importante que las organizaciones cuenten con las llamadas reuniones de análisis de la estrategia (RAE) donde realmente se tomen decisiones basadas en los resultados; una herramienta tecnológica va a permitir que estas reuniones sean eficientes al tener una sola fuente de información, que sea confiable y en tiempo real, y no se conviertan en reuniones para revisar los datos.
